Daten und Sicherheit
Wo werden unsere Dokumente verarbeitet?
Auf unseren eigenen Servern in der EU, dort laufen auch Texterkennung und Sprachmodelle. Externe KI-Dienste wie OpenAI oder Anthropic setzen wir nur ein, wenn Sie das vorher schriftlich freigeben. Mit der Bestellung schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Ihre Dokumente werden nicht zum Trainieren von Modellen verwendet und 30 Tage nach Projektende gelöscht, sofern kein Betriebsvertrag besteht.
Wer hat Zugriff auf unsere Daten?
acta.systems ist ein Einzelunternehmen: Zugriff hat der Gründer, für den Serverbetrieb außerdem der Hostinganbieter im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags. Übertragung und Ablage sind verschlüsselt.
Ablauf und Abnahme
Was brauchen Sie von uns für den Start?
Für den Dokumenten-Check bis zu 20 Beispieldokumente, die Liste der Felder, die Sie brauchen, und Ihre Monatsmenge. Für den Wissensassistenten die freigegebenen Dokumente und 20 Fragen, die Ihre Mitarbeitenden oft stellen. Hochgeladen wird nach der Bestellung im Webshop.
Was passiert, wenn der Pilot die Ziele nicht erreicht?
Die Abnahmekriterien stehen vor dem Start fest, zum Beispiel die Genauigkeit je Feld. Erreichen wir sie nicht, bessern wir nach. Die zweite Rate wird erst mit der Abnahme fällig.
Wie viel Zeit kostet uns ein Pilot?
Eine Ansprechperson mit etwa einer Stunde pro Woche für den Abgleich. Dazu kommt die Auswahl der Beispieldokumente am Anfang.
Müssen wir nach dem Check einen Pilot beauftragen?
Nein. Der Check ist ein eigenständiges Paket mit eigenem Ergebnis.
Preise und Bezahlung
Wie bestellen und bezahlen wir?
Direkt im Webshop. Die Zahlung läuft über Stripe, die Rechnung kommt automatisch. Pilotpakete zahlen Sie in zwei Raten: bei Bestellung und nach Abnahme.
Gibt es eine Einrichtungsgebühr für den Betrieb?
Nein. Beim Wissensassistenten wird außerdem die Hälfte des Pilotpreises auf das erste Betriebsjahr angerechnet, wenn Sie innerhalb von 30 Tagen abschließen.
Was kostet es, wenn wir mehr brauchen als im Paket steht?
Zusätzliche Leistungen bieten wir vorher schriftlich an, zu 130 € pro Stunde oder 950 € pro Tag netto.
Technik
Können Sie an unser ERP anbinden?
Im Pilot liefern wir Excel, CSV oder eine Importdatei in dem Format, das Ihr ERP einlesen kann. Eine direkte Schnittstelle programmieren wir auf Anfrage zum Festpreis.
Funktioniert das mit handschriftlichen Einträgen?
Gedruckte und digitale Dokumente sind der Normalfall. Handschrift wird gelesen, aber immer zur Prüfung vorgelegt. Ob das für Ihre Dokumente reicht, zeigt der Dokumenten-Check.
Können auch technische Zeichnungen ausgewertet werden?
Ja, Schriftfeld, Änderungstabelle, Stückliste sowie Passmaße und Oberflächenangaben. Geometrie werten wir nicht aus. Siehe Beispiel.
Müssen wir etwas installieren?
Nein. Pipeline und Wissensassistent laufen auf unseren Servern in der EU. Sie nutzen sie im Browser oder bekommen die Ergebnisse als Datei. Beim Server-Sicherheitscheck führen Sie einmalig ein Prüfskript auf Ihrem Server aus, für das Monitoring wird dort ein kleiner Überwachungsdienst eingerichtet.